Yönetim değişikliği, çoğu sitede yılın en gergin gündemidir. Oysa süreç, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun çizdiği çerçevede yürütüldüğünde oldukça nettir. Aşağıda adımları ve her adımda sık yapılan hataları sıraladık.

1. Genel kurul çağrısı

Olağan genel kurul, yönetim planında belirtilen ayda yapılır. Olağanüstü toplantı ise yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin talebiyle çağrılabilir. Çağrının, toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla ulaştırılması gerekir.

Sık yapılan hata: Çağrının yalnızca site panosuna asılması. Bu, usulsüz çağrı sayılır ve alınan kararların iptali istenebilir.

2. Gündemin hazırlanması

Gündemde yer almayan bir konuda karar alınamaz. Yönetim değişikliği düşünülüyorsa gündemde “yönetici seçimi” maddesi mutlaka bulunmalıdır. Ayrıca “eski yönetimin ibrası” ve “işletme projesinin görüşülmesi” maddeleri de eklenmelidir.

3. Toplantı ve yeter sayı

İlk toplantı için kat malikleri sayısının ve arsa payının yarısından fazlasının katılımı gerekir. Bu sağlanamazsa ikinci toplantı, katılanların çoğunluğuyla karar alabilir. İkinci toplantının tarihi ilk çağrıda belirtilmiş olmalıdır.

Sık yapılan hata: Vekâletnamelerin denetlenmemesi. Bir kişinin temsil edebileceği bağımsız bölüm sayısında yönetim planında sınır olabilir.

4. Kararın karar defterine işlenmesi

Alınan kararlar, noter onaylı karar defterine yazılır ve katılanlarca imzalanır. Karara katılmayanlar bunu belirtebilir. Karar defteri tutulmaması, yöneticinin şahsi sorumluluğunu doğurur.

5. Devir teslim

Devir, tutanakla yapılır. Tutanakta şunlar yer almalıdır:

Kasa ve banka hesap bakiyeleri, hesap ekstreleri
Bağımsız bölüm bazında borç–alacak listesi
Devam eden icra takipleri ve dava dosyaları
Personel özlük dosyaları, bordro ve SGK kayıtları
Yürürlükteki tedarikçi ve bakım sözleşmeleri
Sigorta poliçeleri ve yenileme tarihleri
Demirbaş listesi, anahtarlar, kumandalar
Karar defteri, işletme defteri ve arşiv
Asansör, jeneratör, yangın sistemi kontrol raporları

Sık yapılan hata: Sözlü devir. Tutanak tutulmadığında, eksik çıkan her kalem yeni yönetimin sorunu hâline gelir.

6. İlk 30 gün

Yeni yönetim ilk ay içinde şunları tamamlamalıdır: banka imza yetkilerinin güncellenmesi, vergi dairesi ve SGK bildirimlerinin yapılması, aidat tahsilat düzeninin kurulması, sakinlerin yönetim yazılımına tanımlanması ve devir raporunun kat maliklerine sunulması.

Ne kadar sürer?

Genel kurul kararından itibaren devir işlemleri ortalama iki hafta içinde tamamlanır. Eski yönetimin iş birliği yapmadığı durumlarda süreç uzayabilir; bu hâlde hukuki yollar devreye girer.

Yönetim değişikliği düşünüyorsanız süreci birlikte planlayalım — bize ulaşın.

Site Yönetimi Değişikliği: Genel Kuruldan Devir Teslime Adım Adım